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工程设计档案信息化管理分析

2019-06-07 09:34 来源:工程设计论文 有人参与在线咨询

1引言

工程设计档案承载着项目勘察、测绘、规划、设计等大量基础资料和设计成果,包含大量的工程档案信息资源以及设计文本图纸。只有充分利用先进的信息技术,创新档案资料管理模式,才能提升档案管理工作的效率和质量。

2工程设计档案管理特点及信息化管理现状

工程设计档案指的是在项目建设活动中所形成的档案资料,应收集项目立项至竣工验收完成的全过程信息。主要具备以下特点:(1)工程项目的建设周期长,一般跨度都是几年,个别大型工程因为政策因素等原因甚至跨度达到十数年,期间所产生的工程设计档案数量繁多,包括地质勘察、地形测绘、水文水能等基础资料、原始计算底稿、文本、图纸、文件。(2)工程设计档案牵涉面广,其中工程项目选址方案、建设区域勘探结果、生态环境报告、移民安置方案、区域经济发展调查报告、各级各地政府及相关部门批复文件等,往往跨越数个市县,甚至跨越省份,造成档案收集周期长、变更较多、复杂程度也比较高。(3)工程设计档案应用程度比较高。工程设计档案是对于设计活动的全过程记录,具有较高的应用价值,在项目的施工、监理、竣工阶段都会使用。另外,在项目建设完成后,可能还存在后续设计和施工,比如灾后重建、病害整治等,在此过程中必然需要原设计档案的支持。迄今,一些设计单位的档案管理方式还停留在传统的档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和利用上。另一些则是以单位网络平台建设和信息技术为手段,初步完成了基于内部局域网的档案资源管理。但随着工程建设飞跃式的发展,档案数量呈几何倍数递增,以某大型设计单位为例,需要数字化的库存档案有90余万件,底图31余万张、蓝图31余万张,而且增量档案还在以每年约3万件的速度持续增加。虽然单位已经开始投入资金建设档案信息化系统,但目前使用的ECM系统已经不能满足工程建设的利用需求。不难想象,随着设计工作对档案利用需求的提高,随之而来的是对档案信息化程度的更高要求。目前,档案管理正朝着多样化、开放化以及信息查阅平台便捷化等方向发展,加快档案信息化建设的步伐,深入研究信息化技术在工程设计档案管理中的应用已迫在眉睫。

3工程设计档案信息化管理的几点思考

争取单位领导对档案信息化工作的重视与支持。工程设计单位档案部门应主动争取领导对档案信息化工作的重视与支持,进一步增强责任感和紧迫感,改变思想观念,统筹规划,根据单位档案管理实际需要,合理增加经费投入,配置先进的管理设施、设备和软件等,解决关键问题,有组织、有计划地开展档案信息化工作。配备高素质人才,建设创新型档案人才队伍。设计单位应为档案部门配备高素质的档案人才,要采取多种形式和途径,加强档案工作人员知识和技能的教育培训,不断提升他们在档案基础业务、档案信息化管理等方面的技能和综合素质,为建设一支高素质的创新型档案人才队伍提供保障。档案工作人员应自觉改变传统的工作思维,树立勇于创新的工作理念,加强对新技术、新理论的学习应用,不断提升自身的业务技能。完善档案信息化设施设备。加大资金投入力度,完善技术基础及设施设备,以保证档案信息化建设的有效开展。若单位原有档案信息化的起步较高,则可以充分采用大数据技术,加快工程档案的数字化平台建设,以提高对档案数据信息分析和处理的科学性。同时,还可以建立健全管理服务模式,根据不同用户需求,通过合理应用数据库系统为专业技术人员利用档案信息资源提供高效便捷的服务,是大限度推进信息交流与共享。若单位起点较低,则可以循序渐进稳步推进。第一,建立健全档案信息管理系统,在计算机系统技术升级以及功能扩展中,可同步组织实施档案信息系统更新。第二,加速推进传统纸质档案数字化。第三,充分利用先进的档案管理和信息化技术,对工程设计档案进行收集、整理、排列和自动分类,以提升工程设计档案存储、传播和检索水平。

4结语

综上所述,工程设计档案的信息化管理已经成为发展的必然趋势,借助信息化管理手段、管理模式以及高效率储存方法,可以有效提升工程设计档案的完整性和安全性,减少管理成本,促进工程设计档案管理的信息化与规范化。为此,应积极构建先进的信息化管理平台,创新档案管理模式,以提升工程设计档案管理工作效率,及时准确地满足不同用户的不同需要。

参考文献:

[1]徐冰。信息时代对传统档案信息管理模式的挑战[J]。科学技术创新,2014,6(17):158-158。

[2]潘晓露.信息化时代档案管理信息化建设[J].卷宗,2015,8(2):36-37.

[3]李霞.信息时代档案管理工作的创新模式[J].商,2015,2(11):192-192.

作者:张海燕 单位:四川省水利水电勘测设计研究院

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